كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية والتعليمات

يحتاج بعض الأشخاص إلى كتابة خطاب رسمي لأحد الجهات الحكومية الرسمية، ويجب كتابته بصيغة محددة معروفة داخل المؤسسات الحكومية، ويمكن التعرف على طريقة كتاب الخطاب الرسمي بالشكل الصحيح من خلال موقع موسوعة.

كيفية كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

هناك عدد من الأشخاص مسئولين عن كتابة الخطابات الرسمية مثل المحامين وكتاب العدل وغيرهم، وقد لا يجد البعض من لا يقوم بمساعدته بكتابة الخطابة الرسمي ويلجأ لكتابته بنفسه، ولكي يقوم بكتابة الخطاب يجب معرفة بعض النقاط الأساسية التي تساعد على الكتابة بالصيغة المحددة والصحيحة والتي تتمثل في التالي:

تحديد الجهة الحكومية المعنية بالخطاب

• أولًا يجب معرفة اسم الجهة الحومية التي سيتم توجيه لها الخطاب الرسمي.
• كما يجب معرفة العنوان الصحيح الذي سيتم إرسال الخطاب إليه، ومعرفة اسم المسئول بالكامل.
• فمعرفة البيانات بشكل صحيح وكامل من الأمور الضرورية التي تضمن إيصال الخطاب للمكان المقصود.
• بالإضافة إلى أنه يجب إضافة عنوان البريد الإلكتروني وكافة بيانات الإتصال المتاحة داخل الخطاب الرسمي.

بداية الخطاب بطريقة رسمية

• يجب افتتاح الخطاب وكتاب تحية افتتاحية تكون أسفل العنوان بسطرين تقريبًا مثل السيد المدير، تحية طيبة وبعد، وإضافة بعض الكلمات التي تعبر عن الاحترام وتقديم التحية والسعادة والتقدير.
• يفضل ذكر اسم المسؤول بالإشارة لمنصبه، مثل استخدام لقب معالي الوزير، أو السيد ، أو سعادة النائب، أو جناب القاضي، أو سماحة المفتي.
• ويتم ترتيب البيانات ابتداءًا بالتاريخ، ثم اسم المسؤول ومنصبه، ثم إضافة عنوان المكتب أو الشركة.

شرح الغرض من الخطاب

• يجب أن يقوم صاحب الخطاب بشرح الغرض من كتابة الخطاب الرسمي، وتوضيح المشكلة والتعبير عن دواعي القلق.
• يفضل تلخيص المشكلة في ووجهة النظر اتجاهها بالإضافة إلى ذكر كيفية تأثير الموضوع على جانب معين.
• من الأمثلة على شرح المشكلة واختصارها، أدت الزيادة الضريبية التي فرضت على عدد من الأشياء في البلد في الفترة الآخيرة مثل البنزين إلى التأثير السلبي على الحالة الاجتماعية والمادية للناس بشكل عام وبمختلف الفئات.

تقديم اقتراحات

• يمكن بعد توضيح المشكلة، تقديم الحلول المقترحة لحل المشكلة والتعامل معها بجدية.
• بالإضافة إلى أن وضع الحلول والاقتراحات يؤثر على تطبيقه على حالة المرسل وعلى الآخرين في المجتمع.
• مثال على ذلك: اقترح أن يتم وضع قانون عقابي لكل أصحاب المحلات التجارية الذين يقومون ببيع الدخان لكل من هم أقل من سن 15.

التأمل في الجهة الحكومية ومسؤولها في الاستجابة للخطاب

• يجب مدح الجهة الحومية في الخطاب والتأكيد على الأمل الكبير الذي يحمله المرسل على هذه الحهة الحكومية ومسؤولها.
• بالإضافة إلى الثناء على دور تلك الجهة وقدرتها الكبيرة في إحداث التغييرات وإظهار النتائج الإيجابية المنتظهر.
• مثال على ذلك: نأمل منكم النظر إلى مشكلتنا والتمعن فيها ووضع الحلول التي تظهر نتائج إيجابية تساعد على إحداث التغيير المطلوب، ونشكركم على دوركم الكبير في الحفاظ على حياتنا بمأمن وسلام.

إنهاء الخطاب

• يتم إنهاء الخطاب من خلال إرسال رسالة شكر وتقدير للجهة الحكومية المعنية، أو المسؤول المعني فيها.
• ثم كتابة بعض البيانات المهمة التي تتمثل في:
  • اسم المرسل.
  • توقيه المرسل، وعنوانه.
  • رقم الهاتف في حال رغبة الجهة الحكومية في الرد على خطاب المرسل.

تدقيق الخطاب وتنسيقه

• بعد الانتهاء تمامًا من كتابة الخطاب، يجب إعادة قرائته مرة أخرى بتأني والتدقيق في اللغة المكتوب بها.
• يجب الحرص على عدم وجود أي أخطاء إملائية أو لغوية في الخطاب، بالإضافة إلى التدقيق في صحة البيانات المكتوبة.
• التأكد من المشكلة المذكورة وأنها موضحة بشكل كامل قبل إرسال الخطاب، والتدقيق في الخطاب بشكل عام لتفادي الوقوع في أي خطأ.

تعليمات لكتابة الخطاب الرسمي

عند كتابة الخطابات الرسمية هناك بعض الأمور التي يجب الاهتمام بها وأخذها في عين الاعتبار، ومن تلك التعليمات والإرشادات:

• الوضوح والدقة في معاني الألفاظ، وفي الأفكار المطروحة والمشكلة المذكورة في الخطاب.
• التأكد من صحة ومصداقية المعلومات المضافة إلى الخطاب.
• البعد عن الألفاظ والمحسنات البديعية والصور، ويفضل الالتزام بالموضوع فقط بشكل واضح وصريح.
• اختصار المشكلة والإيجاز في المعنى بشكل غير مخل.
• استخدام أسلوب الإقناع والبعد عن العواطف الشخصية.
• في حالة الرد على أحد الخطابات السابقة أو القرارات التي فرضت، يجب الإشارة إلى ذلك بإضافة التاريخ الخاص به ورقمه وموضوعه.
• مراعاة تقسيم الأفكار وتسلسلها، كما يجب الانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الفكرة الأولى مباشرة، وتجنب كثرة الكلام والحشو.
• في حالة الرد على أحد الرسائل التي تحتوي على أفكار، يجب أن يتم الرد عليها من خلال تجميع النقاط بالترتيب وفقًا لما ورد في الخطاب الأصلي.

نماذج لخطاب رسمي لجهة حكومية

هناك بعض النماذج الموجهة إلى جهات حكومية معنية، منها:

التاريخ: 21102023

المكان: ………

محافظة…..

شارع………

الموضوع: عدم كفاية إمدادات المياه المزودة لاحتياجات المنطقة

السيد المحترم رئيس بلدية………

أكتب لحضرتكم نيابة عن أهالي المنطقة كافة للفت انتباهكم إلى مشكلة عدم كفاية إمدادات المياه المزودة لمنطقتنا للاحتياجات، تحديدًا في حيِّ:… الأمر الذي يثير انزعاج السكّان وضيقهم.

وأذكر لكم أنّه فيما مضى كانت المياه تتدفق من الصنابير بقوة، ما يسهل علينا استخدامها في العديد من الاحتياجات اليوميّة، لكنّها اليوم تعاني من الشح والانقطاع المستمر، ما دفعنا وسكّان الحي إلى اللجوء لتعبئة الخزّانات على حسابنا الخاص، غذ نقترح عليكم تزويد طرق الإمدادت للمنطقة، أو إضافة يوم آخر خلال الأسبوع لرفد المنطقة في المياه بدلًا من يوم واحد.

أتمنى من حضرتكم، وكلّي أمل بدعمكم المستمر للمنطقة النظر في المشكلة، ومساعدتنا في حلّها. تفضلوا بقبول فائق الاحترام السيد………..

النموذج الثاني لكتابة خطاب رسمي

عطوفة رئيس بلدية …….، السيد……………..

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد،،،

نرفع هذا الخطاب لحضرتكم، لما نعانيه نحن أهالي حي ……. من مشكلة انجراف التربة في الشوارع جراء مياه الأمطار، وذلك بسبب عدم تعبيد الشوارع، فأرجو اتخاذ الإجراءات المناسبة لإنهاء هذه المشكلة.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام

أهالي حي …….

النموذج الثالث

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

تحية طيبة وبعد…

السيد مدير………. المحترم

أتمنى في البداية من الله أن يديم عليكم الصحة وأتقدم منكم بأسمى آيات التقدير والامتنان لما تقدمونه من جهود جبارة في سبيل تقديم أفضل الخدمات. ولثقتنا الكبيرة بما ذكر عن سيادتكم أتمنى أن تتقبلوا مني مايلي بما يخص……….

أخيرا أتمنى من حضرتكم النظر بعناية إلى ما أوردته من نقاط، وأخذها بعين الاعتبار، واتخاذ ما يلزم من تدابير وإجراءات تعزز من الصورة المميزة التي ترتبط باسمك حضرتكم. ولكم جزيل الشكر والعرفان.

مقدم الطلب: ……………

الشركة: …………

المركز الوظيفي: …………..

التوقيع: …………….

أهمية الخطابات الرسمية

الخطابات بشكل عام تعود بأهمية كبيرة في حياتنا، سواء كانت خطابات تقدم على المستوى الوظيفي أو الاجتماعي أو غيره، ومن أهمية الخطابات:

• يعتبر الخطاب نوع من أنواع وسائل الاتصال السهلة والسريعة بين الأشخاص والهيئات.
• الخطاب هو الوسيلة المثالية للتعامل بين المؤسسات الحكومية بشكل رسمي، أو التعامل الأفراد والمؤسسات الحكومية.
• يعمل الخطاب على توفير الوقت والجهد، والمساعدة على تقريب المسافات.
• من أكثر المميزات الخاصة بالخطاب الرسمي هو أنه يمكن الاحتفاظ به كنوع من أنواع الوثائق التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت.
• يساعد الخطاب على التعبير عن بعض الأمور بشكل واضح والإعلان عن المشاكل أو الأحداث التي تتضح بشكل كبير داخل الخطاب.